山西工程职业学院印章管理办法（试行）

工职院党〔2019〕20号

为进一步加强学院各类印章管理，规范印章使用行为，保证学院工作正常进行，根据国家有关法律法规，结合学院工作实际，特制定本办法。

第一章  印章的类型及使用范围

第一条  本办法所指印章包括学院党委印章、学院行政印章、冠有学院全称的钢印、党委书记签字章、院长（法定代表人）签字章、冠以学院名称的业务专用章、各党总支（支部）印章、各部门（单位）印章以及其他经学院许可使用的印章。

第二条  学院各类印章的使用范围为：

1.学院钢印：用于工作证、学生证、毕业证书、结业证书、资格证、退休证等证件的照片压印。

2.学院印章：用于以学院名义印发的各类文件、报表、通知、公函、聘书、奖状、合同、协议书、专利申请材料、成果鉴定书、项目申报材料、成果申报材料、职称申报材料、工资申报表、学历证明、出国证明等。

3.院领导名章：用于入党志愿书、毕业证书、聘书、法人委托书、项目申报书、成果申报书等。

4.业务专用章：用于有关专用业务范围。

5.各党总支（支部）、各部门（单位）印章：用于以各党总支（支部）、各部门（单位）名义印发的各类文件、报表、通知、函件、聘书、奖状、证明等以及需要加盖其公章的材料。

第二章  印章的刻制、启用与废止

第三条  因工作需要刻制印章，由用印部门（单位）向党政办公室递交书面申请，经党委书记或院长批准后，由党政办公室负责刻制。

第四条  印章刻制后，由部门负责人填写《山西工程职业学院印章备案登记表》后领取印章，党政办公室进行压印登记备案并发文启用。

第五条  如果部门撤销或调整，须及时将印章送交党政办公室并填写《山西工程职业学院印章备案登记表》，由党政办公室负责封存，同时发文注销作废。

第三章  印章的使用

第六条  学院各党总支（支部）、各部门（单位）印章使用，一般事项使用时须经负责人批准，重要事项须经分管院领导批准。

第七条  以学院名义发布的决定（决议）、通告、通知、通报、报告（请示）、批复和公函等公文，必须由主办部门用“发文稿纸”拟稿，主办部门负责人核稿（签字），有关部门负责人会核，报分管院领导签发。涉及重要改革事项、重大资金使用、重大建设项目、重要评奖项目、重要规章制度等重大事项须由党委书记或院长签发，党政办公室登记、编号、用印。

第八条  以学院名义签署的合同书、协议书、意向书的用印，按照学院合同管理办法执行。

第九条  以下事项使用学院印章时，由部门经办人填写《山西工程职业学院用印审批表》，履行审批手续后到党政办公室用印。用印人要审阅用印内容，并核实、清点用印数量。用印后认真填写《山西工程职业学院用印登记表》。

1.以学院党政名义发出或上报上级部门的材料必须由相应职能部门审核、分管领导审签后加盖公章。涉及重要改革事项、重大资金使用、重大建设项目、重要评奖项目等重大事项须由党委书记或院长签字后加盖公章。

2.在外刊登广告、声明等，按事项由经办人拟出文稿，部门负责人核稿，分管院领导审批，党委书记或院长批准后加盖公章。

3.各类科研项目的申报材料、结项材料、成果报奖、专利申报等科研业务相关材料由教科研中心审核，分管院领导审批后加盖公章。

4.实习等教学业务相关材料由教务处审核后加盖公章。

5.劳动合同、保险、出国证明、聘书、职称申报材料、工资申报表等人事业务相关材料由人事处审核，分管院领导审批后加盖公章。

6.毕业生登记表、毕业证书、学生证、奖学金证书等相关材料由学生处审核后加盖公章。

7.入党志愿书、政审材料等由党委组织部审核，分管院领导审批后加盖公章。

8.其他事项需使用学院印章，可参照以上程序办理。非日常性事务用印，均需要部门负责人审核，分管院领导审批。集中大批量加盖公章，需附经办人、部门负责人审核签字后的明细或名单。

第十条  以下证明类事项，由有关部门（单位）审核出具，直接到党政办公室加盖学院印章（不需要填写用印审批表），有关业务部门要做好登记。

1.住房证明、医保证明等由后勤处出具，加盖学院印章。

2.学籍证明、在校生证明等学生证明类材料由学生处出具，加盖学院印章。

3.学生应征入伍、雨露计划等材料由学生处等审核盖章后，加盖学院印章。

4.职工在职证明、收入证明由人事处出具，加盖学院印章。

5.其他不需分管院领导签批的证明类材料用印，职能部门审核出具，加盖学院公章。

第十一条  法人委托书由院长签署后用印。

第四章  印章的管理

第十二条  学院印章由党政办公室负责管理，各党总支（支部）、各部门（单位）的公章，由各部门（单位）负责管理，学院各业务专用章由相应职能部门负责管理。印章须定点存放，指定专人负责保管。采用必要措施确保印章安全。印章如遗失须应立即向相关部门报告，由党政办公室核实并声明印章作废。保管印章人员要政治坚定、忠诚可靠、严守纪律，认真执行印章使用规定。

第十三条  用印时要规范，加盖的印章应“骑年压月”、端正清晰，不得在空白纸上用印。

第十四条  印章原则上不允许带出使用，特殊情况需带出使用时，部门印章须经部门负责人批准登记后由专人带出使用，学院印章需经学院主要领导批准登记后由专人带出使用。

第十五条  任何部门或个人违反规定擅自刻制、使用印章，将视情节轻重给予批评教育或相应处分，直至追究法律责任。

第十六条  各部门（单位）要建立健全印章使用登记制度，使用情况要按要求逐条逐项认真登记，并归档管理。

第五章  附  则

第十七条  各部门（单位）可参照本办法制定本部门（单位）印章管理规定。

第十八条  本办法由党政办公室负责解释。

第十九条  本办法自下发之日起执行。

附件:

山西工程职业学院用印审批表

     年     月    日  

注：1.此表由用印单位经办人负责填写，由党政办公室印章管理人员留存。

   2.请按《学院印章管理办法》履行必要审批手续。